以系統(tǒng)的觀點(diǎn)看待組織
傳統(tǒng)的組織按照各個(gè)職能設(shè)立層級(jí)結(jié)構(gòu),通過(guò)分工讓人們更易于掌握自己的工作,將組織分割成幾個(gè)部分去解決難題。傳統(tǒng)的(垂直的)組織觀點(diǎn)由于組織結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)的限制使管理者從職能的角度垂直地考察他們的組織。但是,當(dāng)組織層級(jí)結(jié)構(gòu)日漸加深加大時(shí),組織之間的“空白地帶”將成為各部門(mén)之間無(wú)法跨越的鴻溝。而傳統(tǒng)組織中通常沒(méi)有一個(gè)人主動(dòng)地從整體上去關(guān)注系統(tǒng),盡管每位經(jīng)理都在盡職盡責(zé)地管理好自己分內(nèi)的“一畝三分地”,但是對(duì)于組織成功至關(guān)重要的客戶需求卻被忽視。然而所有人都成功管理好自己分內(nèi)事情的結(jié)果通常是局部最優(yōu)化。但是,這種單純的部門(mén)最優(yōu)對(duì)整個(gè)組織而言,只能算是次優(yōu),其原因是他們的資源消耗在內(nèi)耗上。
針對(duì)傳統(tǒng)組織觀點(diǎn)的局限性,本書(shū)提出要以系統(tǒng)的觀點(diǎn)看待組織。所謂“系統(tǒng)”是指“為達(dá)成某種共同的目的、若干構(gòu)成要素相互有機(jī)地結(jié)合成的復(fù)合體”。系統(tǒng)具有“整體性”,就是說(shuō),不能把系統(tǒng)割裂成要素孤立地去研究,應(yīng)該注意研究要素及要素間的相互作用與相互影響。從系統(tǒng)整體性出發(fā),就可引出一個(gè)基本的系統(tǒng)觀,即“系統(tǒng)整體功能大于組織系統(tǒng)要素的功能和”,簡(jiǎn)單地說(shuō)就是“1+1>2”。書(shū)中提出的系統(tǒng)的(水平的)組織觀點(diǎn)認(rèn)為組織就是一個(gè)處理系統(tǒng),它把各種資源投入轉(zhuǎn)化為產(chǎn)品和服務(wù),然后又將產(chǎn)出提供給接收系統(tǒng)——市場(chǎng),它以資產(chǎn)凈值和紅利的方式向它的股東提供財(cái)務(wù)收益。組織受自己內(nèi)部的準(zhǔn)則和反饋所引導(dǎo),但最終要由市場(chǎng)的反饋驅(qū)動(dòng)。組織內(nèi)部還有很多子系統(tǒng),它們將各種投入轉(zhuǎn)換成產(chǎn)品或服務(wù)。最后,組織通過(guò)控制機(jī)制——管理來(lái)達(dá)到協(xié)調(diào)的目的并對(duì)內(nèi)外反饋?zhàn)龀龇磻?yīng),使得組織與外部環(huán)境保持平衡。這種反饋的最高境界就構(gòu)成了“學(xué)習(xí)型組織”的核心。正是因?yàn)閭鹘y(tǒng)組織觀點(diǎn)中的職能劃分將組織系統(tǒng)割裂,產(chǎn)生了以上所說(shuō)的一些弊端,所以必須認(rèn)識(shí)到組織系統(tǒng)的特點(diǎn)和實(shí)質(zhì)才能從根本上避免這些弊端的產(chǎn)生。
再有,組織系統(tǒng)還具有“層次性”的特點(diǎn)。書(shū)中創(chuàng)造性的提出將組織系統(tǒng)分成三個(gè)層次,即組織層次、流程層次和工作/執(zhí)行人員層次。這三個(gè)層次績(jī)效之間相互影響共同幫助組織系統(tǒng)完成輸出目標(biāo)。為了便于說(shuō)明,作者將績(jī)效需求分成三個(gè)種類:目標(biāo)、設(shè)計(jì)、管理。績(jī)效需求的三個(gè)種類之間的關(guān)系是“設(shè)計(jì)”是根據(jù)“目標(biāo)”來(lái)進(jìn)行的,而“管理”為了更好的實(shí)現(xiàn)“目標(biāo)”。
有效的績(jī)效管理需要對(duì)3層次績(jī)效的每一部分進(jìn)行目標(biāo)設(shè)定、設(shè)計(jì)及管理。而目前企業(yè)的現(xiàn)狀是往往忽略這種系統(tǒng)的績(jī)效管理,而僅僅關(guān)注某一部分的績(jī)效管理。比如:企業(yè)中大部分培訓(xùn)僅僅強(qiáng)調(diào)一個(gè)層次(往往是工作/執(zhí)行人員層次)以及工作/執(zhí)行人員績(jī)效層次中的一個(gè)方面(技能和知識(shí))來(lái)提高組織和流程績(jī)效。結(jié)果,培訓(xùn)本身不具有長(zhǎng)期的顯著效果,培訓(xùn)的經(jīng)費(fèi)被大量地浪費(fèi)掉,受培訓(xùn)的人員也會(huì)迷惑不解、士氣低落。再如企業(yè)實(shí)施ERP通常是為了改進(jìn)流程層次績(jī)效而進(jìn)行的一種嘗試。然而,企業(yè)往往沒(méi)能將企業(yè)流程和組織目標(biāo)(企業(yè)戰(zhàn)略)建立起有效的聯(lián)系,導(dǎo)致在IT上的投資很少能夠?qū)崿F(xiàn)其最大的回報(bào)。其表現(xiàn)為流程沒(méi)有效率,結(jié)果企業(yè)得到的往往就是一個(gè)沒(méi)有效率的自動(dòng)化流程,通過(guò)IT將原有不合理的流程固化,反而增加了以后改進(jìn)的難度。
企業(yè)對(duì)流程層次的關(guān)注是最少的,對(duì)流程層次績(jī)效的管理也是最少的。但是不論我們是否參與,組織內(nèi)部都有流程在不停地運(yùn)作(或者說(shuō),常常是磕磕絆絆地前行)。對(duì)于流程我們的企業(yè)有兩種選擇:一是置流程于不顧,并一廂情愿的認(rèn)為它們會(huì)按照我們的意愿行事;二是主動(dòng)了解流程,并對(duì)其進(jìn)行管理。而一個(gè)優(yōu)秀的企業(yè)是會(huì)選擇后者。
企業(yè)的戰(zhàn)略目標(biāo)必須通過(guò)流程來(lái)執(zhí)行,流程是連接組織層次和工作/執(zhí)行人員層次的橋梁。只有當(dāng)流程有效時(shí),組織才會(huì)是有效的。即使是非常有才能和工作熱情兼?zhèn)涞膯T工也只有在業(yè)務(wù)流程允許的范圍內(nèi)提高組織的績(jī)效。如果讓一個(gè)優(yōu)秀的執(zhí)行人員去與一個(gè)不合要求的系統(tǒng)進(jìn)行抗衡,那么,幾乎每一次都是系統(tǒng)獲勝。正如質(zhì)量管理大師戴明所說(shuō),“在絕大多數(shù)情況下,企業(yè)94%的問(wèn)題是系統(tǒng)本身引起的問(wèn)題。在絕大多數(shù)情況下,把由系統(tǒng)本身造成的問(wèn)題,歸結(jié)為對(duì)系統(tǒng)無(wú)能為力的工作人員身上,認(rèn)為缺陷是由工作人員引起的,是一個(gè)普遍的管理錯(cuò)誤。”所以我們僅僅關(guān)注對(duì)結(jié)果的管理是不夠的,對(duì)取得結(jié)果的過(guò)程和方法(流程)的關(guān)注同樣重要。
我們知道管理最薄弱的環(huán)節(jié)就存在著最大的改進(jìn)機(jī)遇,組織只有補(bǔ)長(zhǎng)管理中的“短板”,才可以不斷發(fā)展。可以說(shuō),大多數(shù)組織在三層次績(jī)效模型中的流程層次都很薄弱,因而在流程環(huán)節(jié)存在著最大的改進(jìn)機(jī)遇。目前,中國(guó)的很多企業(yè)根本沒(méi)有流程管理的概念,流程管理還處于很初級(jí)的階段。這樣的企業(yè)在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)不激烈的環(huán)境中尚可生存。但如果內(nèi)外部競(jìng)爭(zhēng)壓力不斷增加,企業(yè)規(guī)模不斷擴(kuò)大,流程管理能力的提升就顯得非常必要和迫切了。通過(guò)關(guān)注流程可以幫助企業(yè)實(shí)施戰(zhàn)略目標(biāo),實(shí)現(xiàn)穩(wěn)定的績(jī)效輸出,建立以客戶為中心的組織,消除部門(mén)間的障礙以及快速適應(yīng)新環(huán)境。